Politique de confidentialité

Chez Apya, la protection de vos données personnelles est une priorité.

Nous mettons en relation des consultants indépendants (les « Freelances ») souhaitant intégrer notre réseau avec des entreprises (les « Entreprises ») ayant des opportunités de missions.

Lors de votre utilisation du site https://www.apya.fr (le « Site ») et/ou de la plateforme https://apya.fr/users/new_confirm?network_id=2293&p=true (la « Plateforme ») et/ou l’application Apya Network (l’« Application ») et dans le cadre de la gestion de nos relations contractuelles avec vous, nous sommes amenés à recueillir des données à caractère personnel vous concernant.

Le but de cette politique est de vous informer sur les modalités selon lesquelles nous traitons ces données en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD »).

1. Qui est le responsable de traitement ?

Lors de votre navigation sur notre Plateforme et sur notre Site ou dans le cadre de la gestion de nos relations contractuelles, le responsable de traitement est la société APYA CONSULTING, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le n°894 317 734 et dont le siège social est situé au 91 rue du Faubourg Saint Honoré 75008 Paris (« Nous »).

2. Quelles données collectons-nous ?

Une donnée personnelle est une donnée qui permet d’identifier un individu directement ou par recoupement avec d’autres données.

Lorsque vous êtes un Freelance :

Nous collectons des données personnelles qui relèvent des catégories suivantes :

  • Des données d’identification (nom, prénom, adresse email et postale, numéro de téléphone) ;
  • Des données relatives à votre vie professionnelle (CV, poste / fonction, entreprise, taux journalier moyen, habitudes de travail (présentiel/télétravail, mobilité géographique professionnelle, compétences)) ;
  • Des données de connexion (logs de connexion et d’activité, mots de passe chiffrés) ;
  • Si vous choisissez de vous connecter à l’aide d’un service d’authentification tiers (par exemple Google ou LinkedIn), certaines données comme votre nom et votre email peuvent être récupérées auprès de ce service. En choisissant cette modalité, vous acceptez que ledit service nous communique ces données. Nous ne collectons pas le mot de passe de votre compte tiers.
  • Des données de navigation (adresse IP, pages consultées, date et heure de connexion, navigateur utilisé, système d’exploitation, user ID, IFA) ;
  • Toute information que vous souhaitez nous transmettre dans le cadre de votre demande de contact.

Lorsque vous êtes une Entreprise :

Nous collectons des données personnelles qui relèvent des catégories suivantes :

  • Des données d’identification (nom, prénom, adresse email) ;
  • Des données relatives à votre vie professionnelle (poste / fonction, nom de l’entreprise) ;
  • Des données de connexion (logs de connexion et d’activité, mots de passe chiffrés) ;
  • Si vous choisissez de vous connecter à l’aide d’un service d’authentification tiers (par exemple Google ou LinkedIn), certaines données comme votre nom et votre email peuvent être récupérées auprès de ce service. En choisissant cette modalité, vous acceptez que ledit service nous communique ces données. Nous ne collectons pas le mot de passe de votre compte tiers.
  • Des données de navigation (adresse IP, pages consultées, date et heure de connexion, navigateur utilisé, système d’exploitation, user ID, IFA) ;
  • Toute information que vous souhaitez nous transmettre dans le cadre de votre demande de contact.

Les données obligatoires sont indiquées lorsque vous nous fournissez vos données. Elles sont signalées par tous moyens.

3. Sur quelles bases légales, pour quels objectifs et pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Pour les Freelances

Traiter votre candidature à rejoindre notre réseau de Freelances (présélection des candidats, prise de contact pour évaluer la capacité du candidat à occuper le poste, finalisation du processus de recrutement)
  • Base légale : Exécution de mesures précontractuelles
  • Durée de conservation : Vos données sont conservées en base active pendant toute la durée du processus de validation jusqu’à la création de votre compte. En cas de refus de votre candidature, vos données peuvent être conservées 3 mois après la fin du processus de validation afin d’être en mesure de vous apporter des explications sur les raisons ayant conduit au rejet de votre candidature. Vos données peuvent être conservées en archivage intermédiaire à des fins probatoires pendant 5 ans à compter de la date de décision d’embauche.
Constituer un vivier de candidats Freelances
  • Base légale : Votre consentement
  • Durée de conservation : En cas de refus de votre candidature, vos données sont conservées pendant deux ans à compter du dernier contact avec vous ou jusqu’au retrait de votre consentement.

Pour les Freelances et les Entreprises

Fournir nos services disponibles sur notre Site, notre Application et notre Plateforme via votre compte (accès aux forums de discussion, candidature à des opportunités de missions, participation à des évènements)
  • Base légale : Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande et/ou exécution du contrat que vous ou votre société avez souscrit avec Nous
  • Durée de conservation : Suite à la création de votre compte, vos données sont conservées pour toute la durée de votre compte. Vos logs de connexion sont conservés pendant 6 mois ou 1 an. En cas de compte inactif pendant 2 ans, vos données personnelles seront supprimées en l’absence de réponse de votre part à notre email de réactivation. En outre, vos données peuvent être archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans.
Garantir le bon fonctionnement de la Plateforme
  • Base légale : Notre intérêt légitime à améliorer la Plateforme
  • Durée de conservation : Vos données sont conservées pour toute la durée de votre compte.
Effectuer les opérations relatives à la gestion des contrats avec nos Entreprises clients et nos Freelances membres de notre réseau et s’assurer du suivi de la relation contractuelle avec eux
  • Base légale : Exécution du contrat que vous ou votre société avez souscrit avec Nous
  • Durée de conservation : Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. En outre, vos données sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans.
Constituer un fichier d’Entreprises clients et prospects
  • Base légale : Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité
  • Durée de conservation : Pour les Entreprises clients : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. Pour les Entreprises prospects : les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de votre dernier contact.
Nous conformer à nos obligations légales en matière de signalement des contenus illicites sur le Site / l’Application / la Plateforme
  • Base légale : Se conformer à nos obligations légales et réglementaires imposées dans le cadre de notre Site / Application / Plateforme.
  • Durée de conservation : Les données relatives à votre identité sont conservées pendant 5 ans à compter de la fin de la validité des CGU, de la fermeture de votre compte ou de la clôture du signalement. Les autres informations fournies par l’utilisateur, notamment les informations relatives au paiement sont conservées pendant un an à compter de la fin de la validité des CGU, de la fermeture de votre compte ou de la clôture du signalement. Les données techniques permettant d’identifier la source de la connexion ou celles relatives aux équipements terminaux utilisés sont conservées pendant une durée d’un an à compter de la connexion ou de l’utilisation des équipements terminaux.
Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels
  • Base légale : Notre intérêt légitime à vous fidéliser et vous informer de nos dernières actualités
  • Durée de conservation : Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernier contact avec Nous.
Répondre à vos demandes d’information
  • Base légale : Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes
  • Durée de conservation : Les données sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de votre demande d’information et supprimées une fois la demande d’information traitée.
Élaborer des statistiques (de navigation, de l’audience du Site, etc.) et améliorer les fonctionnalités du Site/Plateforme/Application à travers le dépôt de cookies de mesure d’audience
  • Base légale : Votre consentement
  • Durée de conservation : Les données sont conservées pendant 25 mois.
Gérer les demandes d’exercice de droits
  • Base légale : Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes et à conserver un suivi de celles-ci
  • Durée de conservation : Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé. Si vous exercez votre droit d’opposition à recevoir de la prospection : nous conservons cette information pendant 3 ans.

4. Qui sont les destinataires de vos données ?

Auront accès à vos données à caractère personnel :

(i) Le personnel de notre société ;

(ii) Nos sous-traitants : prestataire d’hébergement, prestataire d’envoi de newsletters, prestataire de mesure et d’analyse d’audience, prestataire de messagerie électronique, prestataire de paiement sécurisé, outil CRM, outil de prise de rendez-vous, outil d’animation du réseau, outil de gestion des candidatures, outil de téléphonie, outil d’emailing, outil de facturation, outil de contractualisation, outil de gestion des cookies ;

(iii) Nos partenaires qui opèrent leurs propres traitements en qualité de responsables de traitement autonomes et distincts et en application de leurs propres politiques de confidentialité. Nous nous dégageons de toute responsabilité relative aux traitements de données réalisés par ces derniers, une fois vos données transmises à ceux-ci. Pour plus d’information sur la gestion de vos données par ces partenaires et vos droits à leur égard, nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité ;

(iv) Lorsque vous êtes un Freelance : nos Entreprises clients et prospects ont accès à vos données pour répondre à vos candidatures et contractualiser une mission avec vous ;

(v) Lorsque vous êtes une Entreprise : nos Freelances qui candidatent pour une opportunité de mission ont accès à vos données afin de contractualiser pour une mission donnée avec vous ;

(vi) Le cas échéant : les organismes publics et privés, exclusivement pour répondre à nos obligations légales.

5. Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne ?

Vos données sont hébergées pendant toute la durée des traitements par la société OVH situé en France et dans l’Union européenne. Dans le cadre des outils que nous utilisons (voir article sur les destinataires concernant nos sous-traitants), vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants :

  • soit les données sont transférées dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, conformément à l’article 45 du RGPD : dans ce cas, ce pays assure un niveau de protection jugé comme suffisant et adéquat aux dispositions du RGPD ;
  • soit les données sont transférées dans un pays dont le niveau de protection des données n’a pas été reconnu comme adéquat au RGPD : dans ce cas ces transferts sont fondés sur des garanties appropriées indiquées à l’article 46 du RGPD, adaptées à chaque prestataire, notamment de façon non exhaustive la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, l’application de règles d’entreprises contraignantes ou en vertu d’un mécanisme de certification approuvé.
  • soit les données sont transférées sur le fondement de l’une des garanties appropriées décrites au Chapitre V du RGPD.

6. Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous disposez des droits suivants s’agissant de vos données personnelles :

  • Droit à l’information : c’est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente politique. Ce droit est prévu par les articles 13 et 14 du RGPD.
  • Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles, en vertu de l’article 15 du RGPD.
  • Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes conformément à l’article 16 du RGPD.
  • Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l’article 18 du RGPD.
  • Droit à l’effacement : vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future pour les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD.
  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables, conformément à l’article 77 du RGPD.
  • Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort.
  • Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD indique que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.
  • Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l’article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
  • Droit d’opposition : en vertu de l’article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant aux coordonnées ci-dessous. Nous pourrons vous demander à cette occasion de nous fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier votre identité.

7. Quels cookies utilisons-nous ?

Pour en savoir plus sur la gestion des cookies nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.

8. Point de contact pour exercer vos droits

Email de contact : dpo@apya.fr
Adresse de contact : 91 rue du Faubourg Saint Honoré 75008 Paris

9. Modifications

Nous pouvons modifier à tout moment la présente politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, nous vous tiendrons informé(e) de toute modification significative de la présente politique de confidentialité.

Entrée en vigueur : 28 juin 2024

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